Mobil Rendezvény Menedzsment
BCS Event
A BCS Event egy mobil számítógépes megoldás csomag, amely mobil adatgyűjtők és érintőképernyős infopultok használatával segíti a rendezvényszervezők munkáját. A konferencia adminisztrációs teendői egy kézből menedzselhetők, a rendszer segítségével például azonnal kiértékelhető egy közvélemény kutatás.
Jelentkezés a rendezvényre
A beérkezett jelentkezéseket a BCS Event e-mailben, és SMS-ben is visszaigazolja. A válaszüzenetben egy kétdimenziós vonalkód található, amely a regisztráció során egyértelműen azonosítja a résztvevőket. A rendszer jelentkezéskor rögzít és tárol minden fontos információt: a résztvevő adatait, igényelt-e szállást, részt szeretne-e venni a banketten, milyen menüt kér, melyik szekció munkájában szeretne részt venni, milyen témában kér tájékoztató anyagokat, vagy akár azt is, hogy mikor melyik másik résztvevővel szeretne személyes megbeszélést folytatni.
Regisztráció
A rendezvény napján azok a vendégek, akik előzetesen regisztráltak, egyszerűen csak bemutatják az SMS-ben kapott vonalkódot, amelyet a regisztrációt végző hölgyek egy mozdulattal leolvasnak. A beléptetés ezzel meg is történik. A személyzet hosszas lapozgatás nélkül azonnal tudni fogja, hogy ki az érkezett vendég és milyen szolgáltatásokra jogosult. A gyors és automatikus regisztrációnak köszönhetően megszűnik a felesleges sorban állás. Az egyedi vonalkód kizárja a visszaélés lehetőségét, így például egy résztvevő nevének bemondásával senki nem tud illetéktelenül bejutni. A vonalkód beolvasása egyben jelzi a minden résztvevő felé, hogy az illető megjelent és belépett a helyszínre. A legutoljára belépett vendégek neve egy üdvözlőképernyőn is megjelenik.
Egy konferencián mindig vannak olyan résztvevők, akik nem regisztráltak előzetesen. Természetesen lehetőség van a helyszínen is rögzíteni az adataikat. A folyamat gyors, egyszer kell minden információt bevinni. A BCS Event az új érkezők részére azonnal és automatikusan kitűzőt nyomtat, kérésre a részletes programot is, azt, amire az illető előfizetett.
Szekciók, előadások
A szekcióülések helyszínéül szolgáló terembe a be- illetve kilépő résztvevők kitűzőjén lévő vonalkódot a bejáratnál álló hostess leolvassa. A rendszer így rögzíti, és tartja nyilván, hogy ki tartózkodik éppen az adott helyszínen.
Szavazások
Az előadónak módjában áll közérdeklődésre számot tartó kérdéseket feltenni a publikumnak, melyet azután a résztvevők kilétük felfedése nélkül megválaszolhatnak. A rendszer a teremben tartózkodóknak az elhangzott kérdésről egy SMS üzenetet küld, benne a lehetséges válaszok számkódjával. A válaszadásra néhány perc áll rendelkezésre. Mindez úgy történik, hogy a válaszadó visszaküldi a kívánt kódot ugyanarra a telefonszámra. A beérkezett válaszokat a BCS Event helyben feldolgozza, majd grafikon és táblázat formájában visszajuttatja az előadó számítógépére. Ilyen módon a résztvevők akár azt is megszavazhatják, hogy milyen témával folytatódjon az előadás.
Közvélemény kutatás
A BCS Event segítségével több kérdésből álló közvélemény kutatások végezhetők. A kérdések az érintőképernyős Info pultokon hívhatók elő és válaszolhatók meg. A válaszadók fáradozásukért cserébe kuponokat kapnak. A kupon nyomtatása helyben történik egy beépített nyomtató segítségével. A módszerrel nagyban növelhető a válaszadási kedv. Közvélemény kutatás az éppen ráérő résztvevők személyes megkérdezésével is végezhető. A feladatot végző hostessek megszólítják az illetőt, felolvassák a náluk lévő PDA kijelzőjéről a kérdéseket, majd az eszköz érintőképernyője segítségével rögzítik is a kapott válaszokat. A kérdező az övére rögzített mobil nyomtató segítségével azonnal ajándékkupont tud nyomtatni.
Ajándékkuponok
A kuponok sokféleképpen használhatók fel. Beválthatók akár a szponzorok által biztosított ajándéktárgyakra, italra, tombolajegyre, vagy például üdülésre, kedvezményes vásárlásra is. A lehetőségek köre igen széles. A kuponok promóciós eszközként is szolgálhatnak, vagy felkínálhatóak a szponzorok részére. A felhasználás körének csak a rendezők fantáziája szab határt. Amennyiben a rendezvényen lehet csak beváltani a kuponokat, például este a bárban egy italra, akkor azokat a helyszíni beváltásuk alkalmával a rendszer érvényteleníti, így ismételt felhasználásukra nincs mód.
Infopultok
Az érintőképernyővel rendelkező infopultok segítségével a résztvevők könnyen és gyorsan juthatnak információkhoz. A kijelzőn látható menü megfelelő pontját megérintve kiválasztják, hogy mire kíváncsiak részletesebben. Megnézhetik például a programot, vagy az esti menüt, de akár a szponzorok tájékoztató anyagait is elolvashatják. A kívánt információ az infopult beépített nyomtatója segítségével ki is nyomtatható. Az infopultok segítségével közvélemény kutatások, szavazások is lebonyolíthatók és ajándékkuponok készíthetők.
Találkozók
A résztvevői adatbázis napra, sőt percre kész. Kikereshető, hogy ki melyik előadást hallgatja, illetve hogy eljött-e egyáltalán. Lehetőség van a keresett személyt a telefonján keresztül helyben azonnal e-mail vagy SMS üzenettel megkeresni, ily módon találkozók, megbeszélések is összeszervezhetők.
A résztvevők adatbázisát felhasználva az érdeklődési körnek megfelelően lehet utólag tájékoztató anyagokat kiküldeni.
